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NGO采购有方: 为何采购电子化对社福机构如此重要?

2019年7月19日,香港讯 - 非政府组织(NGO)的营运资金来源大多来自於捐赠者或政府,以香港为例,每年政府总拨款资助金额已多达过百亿。因此,社会特别关注社福机构的采购开支是否达到最佳的成效。一套完善的系统有助NGO以公开丶公正的方式进行采购运作及纪录,一方面能够增加组织的公信力,另一方面更达至可持续发展。

一直以来采购过程涉及徵求资讯丶徵求建议书丶徵求报价丶入标丶审批丶开标等繁复的工作流,此情况对非政府组织而言更为重要,因为采购开支丶招标流程等均有严谨的监管。C&T EPM综合解决方案以将不同的采购流程系统化,连接NGO与供应商於电子中央平台进行高效招投标运作,同时采购团队能快捷查阅以及比较各个供应商过往的服务质素,助其严选合乎效益的供应商,再综合评审结果,不但提高了采购过程的透明度及可信性,同时亦提高了追溯的审计。

系统化的采购平台同时让NGO以电子方式存取及发放招标公告丶投标建议书等各式各样的采购文档,以及制定应付帐款审批与工作流自动化,系统化地取代了以往一连串累赘的文档处理,大大提升当中的灵活性及合规性。与此同时,采购人员亦可透过中央系统纪录各供应商的质素,有助企业日後招标之用,并确保政府及捐赠者的款项能有效地使用。

电子采购已是未来的大趋势,不但可让NGO充分掌握采购绩效,更能以可持续发展的方式提高整体效率与质素。还在使用传统人手及纸张采购模式的NGO,是时候该考虑电子采购的可塑性了。