2019年2月22日，香港讯 - 「采购」是一个相当繁琐的业务，当中包括包装沟通丶审批工作流，连带一连串累赘的文档流程，包括征求资讯、征求建议书、征求报价等。正值资讯科技发达的年代，全球化市场的演化过程更是史无前例的急速。对於那些於早年设置并已应用已久的采购系统而言，要同时兼顾提升采购系统速度以及紧贴市场发展形势，无疑是一个相当大的挑战。

然而，资讯科技的发展不但改变了整个市场行为，更加快用户适应市场的改变。根据高德纳公司(Gartner) 於2019年就采购管理作出的一项调查，多达87%来自公营或私营机构的资深业界专才均表示「电子化」已成为其公司首要考虑条件。

以合规合格的最佳实践

根据Gartner的报告显示，在当今浮动不定及竞争激烈的经济中，多达60％公司受市场压力而被迫加快整个购买过程，因此，企业往往不得不考虑缩短或跳过采购的步骤，意味着审查过程亦会相对应地缩短。但是，高达68％首席采购员表示曾经历过宽松的审查制度，并指出该做法会导致员工采购成果良莠不齐。最明显的是采购速度在日後将会有所限制，因为采购程序长期不一，使采购团队无所适从，并会在记录跟进及审批订购等方面造成混乱。相反，应用电子化意味着整个工作流程将会有既定程序，系统亦要求每个用户以标准化操作，有助企业以最佳的方式制定一统化。另一方面，正因电子存取不受时间或地域限制，加上文档集中处理丶采购应付安排丶步骤跟踪及资料验证等自动化功能，企业的效益将会得到大幅度提升。

自动化意味流程加快，但并不代表成本昂贵

当许多企业正经历愈发急速的产品和项目周期，必然会因追赶进度而造成巨大压力，加上缺乏系统化程序，难以确保企业能够如期完成各项安排，影响合作伙伴及顾客的信任，在恶性循环之下，情况有可能进一步恶化。 正因如此，自动化采购管理绝对是一项值得的投资，不但能够提升客户对企业的信心，更有助加快整个采购程序，虽然仍有许多人把数码化与巨额投资联系在一起，但现实却正正相反，软件即服务（SaaS）容许企业灵活地进行电子采购，令营运成本下降，让其处於投资的最佳时期。

下星期，科联将会与您继续讨论「采购」的可持续性，以及分享科技如何助您实现目标。

电子化转型: 可持续采购管理良方(二)

作者

余思捷

科联企业采购管理 首席顾问